Bedrijfsvoering

Omschrijving

Binnen de gemeente Deventer werken medewerkers met plezier aan de Deventer vraagstukken. Een organisatie waarin integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. We zoeken steeds de samenwerking in logische ketens, waarbij die keten niet ophoudt bij de organisatiegrens. We werken van buiten naar binnen, van binnen naar buiten en met ons hoofd en hart voor Deventer.

We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. Onze rolinvulling bepalen we mede afhankelijk van het maatschappelijke vraagstuk.

We werken samen volgens onze kernwaarden Zorgzaam, Open, Verantwoordelijk en Durf. We sturen op basis van:

  • vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger;
  • besliskracht: korte beslislijnen.

Om dit mogelijk te maken scheppen we vanuit het programma Bedrijfsvoering de voorwaarden voor de gemeentelijke organisatie met:

  • een solide begroting en een eigentijdse planning- en controlcyclus;
  • modern en slagvaardig management;
  • een op de gemeentelijke ontwikkeling toegesneden HR-programma;
  • duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut;
  • betrouwbare informatiehuishouding/-voorziening en informatieveiligheid;
  • kaderstelling, advisering en ondersteuning bij de invoering van de privacy wet- en regelgeving (AVG);
  • hoogwaardige advisering en ondersteuning op het gebied van Financiën, HR, Communicatie, Juridische Zaken en Inkoop en Kennis en Verkenning (onderzoek en statistiek).

Op al deze lijnen is continu innoveren het uitgangspunt. Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, de gemeentelijke belastingen, de ICT, de facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer.

Alles uitklappen
Actuele beleidscontext

De bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie blijft in ontwikkeling. We willen als organisatie snel kunnen inspelen op maatschappelijk ontwikkelingen en initiatieven en klaar zijn voor de uitvoering van landelijke wetgeving zoals de Omgevingswet. Dit vergt doorontwikkeling van de organisatie op de in 2017 ingeslagen weg: verdergaande flexibilisering om nog sneller te kunnen inspelen op de vraagstukken die zich voordoen, hierin sterk in verbinding te staan met de samenleving en de netwerken die zich daarin bevinden en zo nog meer mogelijk te maken in Deventer. In 2018 blijven we hierin leren en ontwikkelen. Daarnaast is implementatie van de in 2017 vastgestelde I-visie speerpunt. De ambities zijn in uitvoeringsplannen vastgelegd waarbij informatieveiligheid een belangrijke prioriteit is. De implementatie van de privacywet- en regelgeving raakt de gehele gemeentelijke organisatie en is daarmee eveneens vol aan de orde. En ondertussen is de winkel gewoon open. Letterlijk. Medewerkers openen het gebouw en daarnaast leveren we (strategisch) advies op de actuele dossiers.


Gemeentebrede ontwikkeling

Finance & Control

In de financiële besturing van de gemeente staat soliditeit centraal, met andere woorden: een gemeente die tegen een stootje kan. De afgelopen collegeperiode is ingezet op het voeren van een solide financieel beleid, zodat de gemeente toch haar ambities en doelstellingen kon bereiken. Het huishoudboekje moet nu en voor de toekomst op orde zijn. Wij zijn daarom slim met onze middelen omgegaan en hebben waar nodig herschikt. Hierdoor is het het college gelukt telkens een structureel sluitende meerjarenbegroting te presenteren.

Om dit ook voor de toekomst mogelijk te blijven maken, wordt het financiële- en controlwerkveld verder doorontwikkeld. Wij doen dit met een passende organisatie, kaders die dit mogelijk maken, een risicogedreven focus en betere informatievoorziening voor college en raad. Het afgeven van een in-controlverklaring vanaf 2020 vraagt om gemeentebrede, nadrukkelijke en zichtbare control op alle niveaus. In 2018 zetten wij hiervoor de eerste stappen.

Leren en Ontwikkelen

We willen een professioneel, flexibel en vitaal personeelsbestand om de uitdagingen van alledag en de toekomst aan te gaan. Daartoe investeren we circa 2% van de loonsom aan opleidingen en trainingen. In 2018 doen we dat met nog meer focus. Leren en ontwikkelen in het werk en op de werkplek staan daarbij voorop.

I-visieDe i-visie is in 2017 opgesteld en vastgesteld door de raad. De I-visie kent een looptijd van 4 jaar.

De thema’s van de visie zijn:

  • Omgang met informatieveiligheid, waarbij het gebruiken en delen van gegevens veilig, vertrouwelijk en integer plaatsvindt. Dit betreft een samenspel  van technische maatregelen en feitelijk handelen van de Deventer organisatie.
  • Informatiebeheer: er dient borging van digitale archieven en aansluiting op landelijke informatievoorzieningen te worden gerealiseerd.
  • Innovatie en inspelen op ontwikkelingen, waarbij de ambitie van de maatschappelijke opgave tempo en inhoud bepaalt. Kern van het opvolgen van innovatie is organisatorische innovatie met beschikbare technologie.

Door het operationaliseren van deze thema’s kan de gemeente een betrouwbare en moderne informatievoorziening naar de toekomst mogelijk maken. 2018 staat in het teken van het implementeren van de I-visie. De DOWRi-werkorganisatie is hiervan de opdrachtnemer en heeft in haar uitvoeringsplan de uitvoering vastgelegd.

Informatiebeveiliging

Onder informatiebeveiliging verstaan we het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening te waarborgen. Kernpunten daarbij zijn beschikbaarheid, integriteit (juistheid) en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en andere informatie. Het informatiebeveiligingsbeleid geldt voor het gehele proces van informatievoorziening en de gehele levenscyclus van informatiesystemen. Het beperkt zich niet alleen tot de ICT en heeft betrekking op het politiek bestuur, alle medewerkers, burgers, gasten, bezoekers en externe relaties.

Het informatiebeveiligingsbeleid heeft als doel het waarborgen van de continuïteit van de informatiesystemen, het minimaliseren van de schade door het voorkomen van beveiligingsincidenten en het minimaliseren van eventuele gevolgen. Het informatiebeveiligingsbeleid biedt o.a. een kader om (toekomstige) maatregelen in de informatiebeveiliging te toetsen aan de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Het informatiebeveiligingsbeleid biedt een kader om aan huidige en toekomstige wet- en regelgeving te voldoen. De belangrijkste informatieveiligheidsactiviteiten worden beschreven in het uitvoeringsplan dat in september 2017 door het college van B&W is vastgesteld.

Privacy

Privacy heeft betrekking op gegevensbescherming: gemeenten moeten zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk omgaan met het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens en andere informatie die de persoonlijke levenssfeer van burgers raakt. Burgers moeten daarop kunnen vertrouwen. In dat verband krijgen gemeenten te maken met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze legt sterk de nadruk op de organisatorische waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens en stelt nadere eisen aan organisaties met verhoogde privacy-risico’s zoals gemeenten. Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens raakt de gehele organisatie, werkprocessen, beheersmaatregelen etc.

Het doel van de invoering van de AVG per mei 2018 is uiteindelijk het verder borgen van de correcte omgang met persoonsgegevens en het waarborgen van de privacyrechten van personen van wie de gemeente Deventer persoonsgegevens verwerkt.

Inhuur

We sturen concernbreed nadrukkelijk op beheersing van de inhuur. Enerzijds zetten we vanuit werkgeversoogpunt in op een vaste bezetting op vast werk. Daarbij sturen we op flexibiliteit in de organisatie; bij wisselend of nieuw werk intern organiseren we de mobiliteit zo, dat er zo veel mogelijk met de eigen bezetting herschikt kan worden. Anderzijds sturen we in geval van inhuur vanuit kostenoogpunt op een scherpe prijs-kwaliteitverhouding.

De begrote inhuur boven formatie 2018 bedraagt € 5,880 miljoen. Het gaat dan om inhuur extra capaciteit van € 3,003 miljoen en inhuur specifieke deskundigheid van € 1,858 miljoen. Bij de aanvraag voor inhuur wordt altijd eerst gekeken of dit gemeente intern binnen de organisatie kan worden opgelost of via de Talentenregio (het regionale samenwerkingsverband van overheidsorganisaties waaraan ook Deventer deelneemt). Wanneer dit niet tot een oplossing komt, wordt de inhuuraanvraag gepubliceerd op de inhuurdesk. Inhuuropdrachten boven de € 100.000 moeten worden geaccordeerd door de directie. Via de P&C-cyclus wordt gerapporteerd over de stand van zaken rondom het inhuurbudget.

Inhuur (bedragen x€ 1.000)

Realisatie

Begroot

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

Inhuur vaste formatie

1.878

1.170

1.115

1.362

1.928

1.222

1.019

Inhuur extra capaciteit

3.549

4.537

4.683

4.713

3.159

3.249

3.003

Inhuur specifieke deskundigheid

2.945

1.981

1.656

2.150

1.921

1.966

1.858

Totaal

8.372

7.688

7.454

8.227

7.258

6.437

5.880

Formatieontwikkeling

De formatie van de gemeente is een dynamisch gegeven. De formatie is onderhevig aan daling door taakstellingen en bezuinigingen, maar ook aan stijging, doordat taken van het Rijk naar de gemeente komen of andere ontwikkelingen. Zo is de gemeente Deventer gastheer voor DOWR-bedrijfsvoeringonderdelen als ICT, FZ, belastingen en de financiële administratie. De formatiereductie als gevolg van bezuinigingen en taakstellingen leidt daarom niet altijd 1 op 1 tot afname van de formatieomvang van de gemeente als geheel.

Meerjarige formatieontwikkeling

2017

2018

2019

2020

2021

Totaal aantal fte

690

674

670

669

667

De daling van 2017 naar 2018 heeft met name te maken met een daling van de formatie doordat mensen over zijn gegaan naar de Omgevingsdienst (9,4 fte). Ook de bezuinigingen op bedrijfsvoering (overhead) worden de komende jaren ingevuld waardoor de formatie daalt.


Gerelateerde informatie

  • Doelstelling
  • Prestatie

Toon prestaties bij doelstellingen

  • Bevorderen van de sturing en beheersing van de gemeente
  • Bevorderen risicogericht werken door het faciliteren van risicomanagementsessies per programma/taakveld. Geïdentificeerde risico's worden vastgelegd, geactualiseerd en voorzien van beheersmaatregelen. Uitvoering van de beheersmaatregelen wordt gemonitord.

  • Versterken van  de control door de eerste-lijn- control in programma's en teams expliciet en meetbaar te maken en het controlframework voor de gemeente opnieuw in te richten. Dit koppelen wij aan nieuwe budgetregels en vereenvoudiging in de kostenstructuur om meer focus in de sturing aan te brengen.

  • Het voeren van financieel solide beleid en –beheersing, gewaardeerd met een goedkeurende accountantsverklaring.

  • Kwartaalrapportages met ingang van 2018

  • Professionele medewerkers en managers die de organisatie nu en in de toekomst aan haar inwoners en ondernemers kan verbinden.
  • Het strategisch leer- en ontwikkelplan draagt bij aan de ontwikkeling van de organisatie, sluit aan op de organisatiekoers en richt zich op het continu verbeteren in onze organisatie. Het biedt de mogelijkheden om medewerkers te ontwikkelen naar flexibele, communicatieve, netwerkende medewerkers die verantwoordelijkheid nemen en digitaal vaardig zijn. We vergroten het leereffect door meer nadruk te leggen op het leren op de werkplek naast het gevarieerde aanbod in de Deventer School.

    €976.000

  • Er worden diverse maatregelen ingezet om de flexibiliteit en bredere inzetbaarheid van medewerkers te vergroten, bijvoorbeeld door via Deventer Doet medewerkers de ruimte te geven om 25% van hun tijd flexibel inzetbaar te zijn.

    €12.800.000

     

  • Een gezonde en plezierige werkplek met aandacht voor vitaliteit, een juiste balans, gezondheid en het beperken van stress. We streven een verzuim na van maximaal 4,6%. Deze norm is gebaseerd op de 25% best scorende gemeenten in onze grootteklasse.

    €300.000

     

  • We werken aan een open dialoog en het goede gesprek in de organisatie; tussen management en medewerkers en medewerkers onderling. In de personele jaarcyclus is er, naast aandacht voor prestatie en inhoud, meer focus op ontwikkeling van management en medewerkers. Via het nieuwe medewerkersonderzoek geven we medewerkers het platform om samen verantwoordelijkheid te nemen en de werktevredenheid te vergroten.

  • We bieden gelijke kansen en de opbouw van onze organisatie is een afspiegeling van de maatschappij. We geven mensen met een achterstand naar de arbeidsmarkt kansen via garantiebanen. We vergroten de instroom van jongeren doordat medewerkers van 55jr en ouder ruimte creëren door minder te werken. We realiseren onder meer een trainee programma met ruimte voor de instroom van 2 jongeren. We gaan werken aan het vergroten van de diversiteit in de organisatie, o.a door anoniem solliciteren.

    €155.000

     

  • Informatievoorziening die past.
  • Om de informatiebehoefte van de gemeente te voorzien van een meerjarig kader is de nieuwe I- visie opgesteld en wordt het bijbehorende uitvoeringsplan in werking gesteld.

  • Open data krijgt een vervolg en nieuwe datasets worden beschikbaar gesteld voor burgers en bedrijven.

  • Digitalisering en zelfservice voor burgers, bedrijven en organisatie o.a. door introductie van persoonlijke inlogpagina (pip).

  • Laagdrempelige informatievoorziening voor burgers om inzicht in werking en keuzes transparant te maken (hetgeldvan.deventer.nl)

  • De basis is op orde
  • Een moderne en efficiënte I-infrastructuur die een betrouwbare ruggengraat voor een moderne informatievoorziening is en voldoet aan alle wettelijke eisen, eenmalige opslag en meervoudig gebruik .

  • Implementatie van de nieuwe aanbestedingsrichtlijn met borging van de control in de lijn zodat de gemeente compliant is op aanbestedingsrechtmatigheid.

  • Implementatie Aanbestedingswet, Wet Arbeidsrelatie  en Wet bescherming persoonsgegevens.

  • Borging informatieveiligheid via (procesafspraken) en  audits en borging privacy aspecten door middel van Privacy- en Business impact analyses.

  • Bevorderen van de sturing en beheersing van de gemeente
  • Professionele medewerkers en managers die de organisatie nu en in de toekomst aan haar inwoners en ondernemers kan verbinden.
  • Informatievoorziening die past.
  • De basis is op orde
  • Bevorderen risicogericht werken door het faciliteren van risicomanagementsessies per programma/taakveld. Geïdentificeerde risico's worden vastgelegd, geactualiseerd en voorzien van beheersmaatregelen. Uitvoering van de beheersmaatregelen wordt gemonitord.

  • Versterken van  de control door de eerste-lijn- control in programma's en teams expliciet en meetbaar te maken en het controlframework voor de gemeente opnieuw in te richten. Dit koppelen wij aan nieuwe budgetregels en vereenvoudiging in de kostenstructuur om meer focus in de sturing aan te brengen.

  • Het voeren van financieel solide beleid en –beheersing, gewaardeerd met een goedkeurende accountantsverklaring.

  • Kwartaalrapportages met ingang van 2018

  • Het strategisch leer- en ontwikkelplan draagt bij aan de ontwikkeling van de organisatie, sluit aan op de organisatiekoers en richt zich op het continu verbeteren in onze organisatie. Het biedt de mogelijkheden om medewerkers te ontwikkelen naar flexibele, communicatieve, netwerkende medewerkers die verantwoordelijkheid nemen en digitaal vaardig zijn. We vergroten het leereffect door meer nadruk te leggen op het leren op de werkplek naast het gevarieerde aanbod in de Deventer School.

    €976.000

  • Er worden diverse maatregelen ingezet om de flexibiliteit en bredere inzetbaarheid van medewerkers te vergroten, bijvoorbeeld door via Deventer Doet medewerkers de ruimte te geven om 25% van hun tijd flexibel inzetbaar te zijn.

    €12.800.000

     

  • Een gezonde en plezierige werkplek met aandacht voor vitaliteit, een juiste balans, gezondheid en het beperken van stress. We streven een verzuim na van maximaal 4,6%. Deze norm is gebaseerd op de 25% best scorende gemeenten in onze grootteklasse.

    €300.000

     

  • We werken aan een open dialoog en het goede gesprek in de organisatie; tussen management en medewerkers en medewerkers onderling. In de personele jaarcyclus is er, naast aandacht voor prestatie en inhoud, meer focus op ontwikkeling van management en medewerkers. Via het nieuwe medewerkersonderzoek geven we medewerkers het platform om samen verantwoordelijkheid te nemen en de werktevredenheid te vergroten.

  • We bieden gelijke kansen en de opbouw van onze organisatie is een afspiegeling van de maatschappij. We geven mensen met een achterstand naar de arbeidsmarkt kansen via garantiebanen. We vergroten de instroom van jongeren doordat medewerkers van 55jr en ouder ruimte creëren door minder te werken. We realiseren onder meer een trainee programma met ruimte voor de instroom van 2 jongeren. We gaan werken aan het vergroten van de diversiteit in de organisatie, o.a door anoniem solliciteren.

    €155.000

     

  • Om de informatiebehoefte van de gemeente te voorzien van een meerjarig kader is de nieuwe I- visie opgesteld en wordt het bijbehorende uitvoeringsplan in werking gesteld.

  • Open data krijgt een vervolg en nieuwe datasets worden beschikbaar gesteld voor burgers en bedrijven.

  • Digitalisering en zelfservice voor burgers, bedrijven en organisatie o.a. door introductie van persoonlijke inlogpagina (pip).

  • Laagdrempelige informatievoorziening voor burgers om inzicht in werking en keuzes transparant te maken (hetgeldvan.deventer.nl)

  • Een moderne en efficiënte I-infrastructuur die een betrouwbare ruggengraat voor een moderne informatievoorziening is en voldoet aan alle wettelijke eisen, eenmalige opslag en meervoudig gebruik .

  • Implementatie van de nieuwe aanbestedingsrichtlijn met borging van de control in de lijn zodat de gemeente compliant is op aanbestedingsrechtmatigheid.

  • Implementatie Aanbestedingswet, Wet Arbeidsrelatie  en Wet bescherming persoonsgegevens.

  • Borging informatieveiligheid via (procesafspraken) en  audits en borging privacy aspecten door middel van Privacy- en Business impact analyses.

Indicatoren

Beleidsindicatoren

Bedrijfsvoering

Nummer

Taakveld

Naam

Waarde

Toelichting

Bron

2

Bestuur en ondersteuning

Bezetting

6,63

Fte per 1.000 inwoners

eigen gegevens

1

Bestuur en ondersteuning

Formatie

6,75

Fte per 1.000 inwonere

eigen gegevens

3

Bestuur en ondersteuning

Apparaatskosten

525

Kosten per inwoner

eigen begroting

4

Bestuur en ondersteuning

Externe inhuur

10,04

Kosten inhuur externen als % van totale loonsom + kosten inhuur externen

eigen begroting

5

Bestuur en ondersteuning

Overhead kosten

7,97

% van totale lasten

eigen begroting

Gerelateerde informatie

Financiƫn

Exploitatie

(bedragen x € 1.000)

2017

2018

2019

2020

2021

Lasten

36.798

32.814

32.197

31.749

32.468

Baten

8.309

7.484

7.388

7.363

7.308

Saldo exclusief reserves

-28.489

-25.330

-24.810

-24.386

-25.160

Storting in reserves

1.670

540

776

890

538

Putting uit reserves

4.776

637

224

33

563

Saldo reserves

3.105

97

-552

-858

25

Saldo inclusief reserves

-25.384

-25.233

-25.362

-25.243

-25.135

Toelichting

Het saldo van baten en lasten inclusief reserves is in 2018 € 151.000 lager ten opzichte van 2017.

Saldo baten en lasten exclusief reserves
De daling van lasten en baten (exclusief reserves) van € 3,2 miljoen in 2018 ten opzichte van 2017 is als volgt te verklaren:

  • De voorgeschreven BBV-taakveldindeling leidt tot een verschuiving van gelden tussen programma's. Het saldo van programma Bedrijfsvoering neemt daardoor af met € 1,1 miljoen.
  • I-werkorganisatie: De raad heeft bij de voorjaarsnota 2016 eenmalige middelen beschikbaar gesteld om te investeren in de DOWR I-organisatie. In 2017 was dit € 504.000 en in 2018 is € 285.000. Andere verklaringen binnen de I-werkorganisatie van lagere lasten in 2018 ten opzichte van 2017 zijn: budgetoverhevelingen van 2016 naar 2017 (bij de najaarsrapportage 2016 en jaarrekening 2016) van € 1.632.000. Dit betreft glasring, upgrade windowserver en digitaal werken. Voor aanbesteding van het softwarepakket voor de financiële administratie en Belastingen is in 2017 € 486.000 beschikbaar gesteld en dit wordt gedekt uit de egalisatiereserve.
  • Aanpassing van de kapitaallasten in 2018 als gevolg van de rentedaling van 4% naar 2,7% (€ 655.000). Dit voordeel komt ten gunste van het generiek weerstandsvermogen.
  • Bij Facilitaire zaken zijn in 2017 extra eenmalige baten binnengekomen als gevolg van de verkoop van pand aan de Polstraat 14 (€ 767.000). In 2018 is de structurele bijdrage DOWR-FZ van Raalte verlaagd met € 108.000 ter dekking van een taakstelling in de begroting van de gemeente Raalte. In de begroting van DOWR-FZ, op de gebouwgebonden kosten van Raalte, is hiervoor dekking gevonden omdat hier jarenlang een onderschrijding van de kosten te zien was.

Reserves

De daling van putting en storting in de reserves van € 3,0 miljoen in 2018 ten opzichte van 2017 is als volgt te verklaren:

  • In 2018wordt minder geput uit de reserves ten opzichte van 2017. In 2017 zijn veel eenmalige investeringen gedaan (o.a. digitaal werken, applicatie sociaal domein, eenmalige gebouwgebonden maatregelen Stadhuiskwartier en eenmalige investering aanbesteding Financiën en Belastingen). In totaal een bedrag van € 4,1 miljoen.
  • Daarnaast is er in 2017 incidenteel een bedrag € 1,1 miljoen toegevoegd aan de reserve. Dit betreft de opbrengst uit de verkoop van de Polstraat 14 (€ 767.000) en € 349.000 ter dekking van rente en afschrijvingen van investeringen van Facilitaire zaken.

Taakvelden

(bedragen x € 1.000)

PA11

Bedrijfsvoering

2018

2019

2020

2021

Taakveld

0.4

Overhead

-25.233

-25.362

-25.243

-25.135

Saldo Programma

-25.233

-25.362

-25.243

-25.135

Investeringen

(bedragen x € 1.000)

2018

2019

2020

2021

Uitgaven t.l.v. investeringen

1.125

1.577

3.406

501

Inkomsten t.g.v. investeringen

Saldo

-1.125

-1.577

-3.406

-501

Toelichting

Betreft diverse investeringen ICT.

Gerelateerde informatie